Documents i notificacions generats automàticament a partir de les teves dades

Què és Automatització de documents i notificacions?

Generar documents manualment i enviar notificacions són dues de les tasques més repetitives en qualsevol organització: contractes amb dades de clients, informes periòdics amb xifres del sistema, certificats personalitzats, comunicacions d'estat a clients o empleats, i documentació interna que es recrea una vegada i una altra amb variacions mínimes. A Q2BSTUDIO automatitzem la generació i l'activació de notificacions de documents perquè es produeixin automàticament, amb precisió i traçabilitat.

El procés funciona combinant plantilles intel·ligents (Word, PDF, HTML, correu electrònic) amb dades dels sistemes del client (CRM, ERP, BASE DE DADES, APIs). Quan es compleix una condició (nou contracte, canvi d'estatus, data programada, sol·licitud), el flux automatitzat recupera les dades necessàries, genera el document formatat professionalment, l'emmagatzema a la ubicació correcta i, si escau, envia o notifica els destinataris corresponents.

Les plantilles suporten lògica condicional (seccions que apareixen o desapareixen segons les dades), taules dinàmiques (línies, factures), càlculs (totals, impostos, dates derivades), signatures digitals i múltiples formats de sortida (PDF, DOCX, HTML per correu electrònic). No són simples plantilles de correu electrònic: són documents empresarials complexos amb tota la variabilitat que requereix el procés real.

Les notificacions s'automatitzen amb regles de negoci: qui rep què, a través de quin canal (correu electrònic, Teams, SMS, push), a quina hora i amb quin contingut. Es personalitzen amb dades de context, programades o activades per esdeveniments, incloent-hi lògica de recordatoris, escalada i rebut de lectura quan cal. Tot amb registres d'enviament i lliurament per a traçabilitat.

Els beneficis immediats són: eliminació del treball manual de copiar/enganxar, reducció d'errors (dades directes del sistema, no transcripció humana), coherència en el format i el missatge, velocitat (documents generats en segons, no hores) i traçabilitat completa del que es generava, quan, amb quines dades i a qui s'enviava.

El servei va des d'automatitzacions senzilles (un correu personalitzat quan canvia un estat) fins a sistemes complexos de generació de documents (contractes amb clàusules condicionals, informes de diverses pàgines amb gràfics i taules, paquets de documentació per a processos regulats). Lliurem les automatitzacions documentades, amb plantilles mantenibles i connectades als sistemes existents del client.